1.1 Gegenstand dieses Auftragsverarbeitungsvertrags ist die Festlegung des datenschutzrechtlichen Rahmens für die vertraglichen Beziehungen zwischen den Parteien.

1.2 Die Beschreibung des jeweiligen Auftrags mit den Angaben über Gegenstand des Auftrags, Art und Zweck der Datenverarbeitung, Art der personenbezogenen Daten sowie Kategorien der betroffenen Personen befindet sich in der Anlage unter der Ziffer 1.

Die vertraglich vereinbarte Verarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt, sofern sich aus der Anlage nichts anderes ergibt. Jede Verlagerung der Verarbeitung in ein Drittland darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen für die Übermittlung in ein Drittland nach Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

3.1 Die Laufzeit dieses Vertrags entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags. Ist der Hauptvertrag ordentlich kündbar, gelten die Regelungen zur ordentlichen Kündigung entsprechend. Im Zweifel gilt eine Kündigung des Hauptvertrags auch als Kündigung dieses Vertrags und eine Kündigung dieses Vertrages als Kündigung des Hauptvertrages. Soweit im Zeitpunkt der Kündigung noch ein Hauptvertrag oder mehrere Hauptverträge, bei denen der Auftragnehmer im Auftrag personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeitet, in Kraft sind, gelten die Bestimmungen dieses Vertrags bis zu der regulären Beendigung des Hauptvertrags/ der Hauptverträge oder bis zur Beendigung der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer fort.

3.2 Der Auftraggeber kann diesen Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieses Vertrags vorliegt. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art. 28 DSGVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.

4.1 Der Auftragnehmer verarbeitet die personenbezogenen Daten nur im Rahmen der vom Auftraggeber erteilten Weisungen. Dies gilt nicht, soweit der Auftragnehmer durch das Recht der EU oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet ist. In diesem Fall teilt der Auftragnehmer diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, es sei denn, die Mitteilung ist durch das betreffende Recht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verboten.

4.2 Falls Weisungen, die unter Ziffer 1 der Anlage dieses Vertrags getroffenen Festlegungen ändern, aufheben oder ergänzen, sind sie nur zulässig, wenn eine entsprechende neue Vereinbarung in schriftlicher Form erfolgt.

4.3 Unabhängig von der Form der Erteilung dokumentieren sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber jede Weisung des Auftraggebers in Textform. Die Weisungen sind für ihre Geltungsdauer dieses Vertrags und anschließend noch für drei Jahre aufzubewahren.

4.4 Der Auftragnehmer weist den Auftraggeber unverzüglich darauf hin, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung seiner Auffassung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. In einem solchen Fall ist der Auftragnehmer nach rechtzeitiger vorheriger Ankündigung gegenüber dem Auftraggeber berechtigt, die Ausführung der Weisung auszusetzen, bis der Auftraggeber die Weisung geändert hat oder diese bestätigt. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

5.1 Der Auftragnehmer ergreift angesichts der Art der Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen der betroffenen Personen nach Art. 12 bis 22 DSGVO zu unterstützen.

5.2 Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen unterstützt der Auftragnehmer den Verantwortlichen bei der Einhaltung seiner Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Im Einzelnen bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Verletzungen an die Aufsichtsbehörde, der Benachrichtigung betroffener Personen bei einer Verletzung, der Datenschutz-Folgeabschätzung und bei der Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde.

5.3 Sofern sich eine betroffene Person oder eine Datenschutzaufsichtsbehörde im Zusammenhang mit den unter dieser Vereinbarung verarbeiteten personenbezogenen Daten direkt an den Auftragnehmer wendet, informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber hierüber unverzüglich und stimmt die weiteren Schritte mit ihm ab.

6.1 Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf dessen Anfrage alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der in diesem Vertrag und Art. 28 DSGVO geregelten Pflichten zur Verfügung. Insbesondere erteilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber Auskünfte über die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme.

6.2 Der Auftraggeber oder von ihm beauftragte Dritte sind – grundsätzlich nach Terminvereinbarung – berechtigt, die Einhaltung der Pflichten aus diesem Vertrag und aus Art. 28 DSGVO zu überprüfen und beim Auftragnehmer zu den üblichen Geschäftszeiten Inspektionen vor Ort durchzuführen. Der Auftraggeber wird Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchführen und die Betriebsabläufe des Auftragnehmers dabei nicht unverhältnismäßig stören. Der Auftragnehmer ermöglicht dies und trägt dazu bei.

6.3 Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber auf Anforderung geeigneten Nachweis über die Einhaltungen der Verpflichtungen gemäß Art. 28 Abs. 1 und Abs. 4 DSGVO zu erbringen. Dieser Nachweis kann durch die Bereitstellung von Dokumenten und Zertifikaten, die genehmigte Verhaltensregeln i. S. v. Art. 40 DSGVO oder genehmigte Zertifizierungsverfahren i. S. v. Art. 42 DSGVO abbilden, erbracht werden.

Der Auftragnehmer bestätigt, dass er – soweit eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht – einen Datenschutzbeauftragten bestellt hat. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind:

8.1 Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die für die Auftragsverarbeitung einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften der DSGVO bekannt sind. Er wahrt bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers die Vertraulichkeit. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung dieses Vertragsverhältnisses fort.

8.2 Der Auftragnehmer sichert zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht. Er verpflichtet diese Mitarbeiter durch schriftliche Vereinbarung für die Zeit der Tätigkeit und auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zur Wahrung der Vertraulichkeit, sofern sie nicht einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Auftragnehmer überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften in seinem Unternehmen.

8.3 Auskünfte an Dritte oder Betroffene darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung, oder Zustimmung in einem elektronischen Format, durch den Auftraggeber erteilen.

9.1 Der Auftragnehmer führt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durch, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet ist. Er gestaltet seine innerbetriebliche Organisation so, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird und ein angemessenes Schutzniveau erreicht wird. Insbesondere hat der Auftragnehmer unter Berücksichtigung des jeweiligen Stands der Technik die angemessene Sicherheit der Verarbeitung, insbesondere die Vertraulichkeit (inklusive Pseudonymisierung und Verschlüsselung), Verfügbarkeit, Integrität, und Belastbarkeit der für die Datenverarbeitung verwendeten Systeme und Dienstleistungen sicherzustellen.

9.2 Die Auflistung der technischen und organisatorischen Maßnahmen in der Anlage wird als verbindlich festgelegt.

9.3 Die technischen und organisatorischen Maßnahmen können im Laufe des Auftragsverhältnisses der technischen Weiterentwicklung angepasst werden. Dabei müssen die angepassten Maßnahmen mindestens dem Sicherheitsniveau der in der Anlage unter der Ziffer 3 vereinbarten Maßnahmen entsprechen. Wesentliche Änderungen sind in schriftlicher Form oder einem elektronischen Format zu vereinbaren.

10.1 Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich über jegliche Verstöße oder vermutete Verstöße gegen diesen Vertrag oder Vorschriften, die den Schutz personengezogener Daten betreffen.

10.2 Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Untersuchung, Schadensbegrenzung und Behebung der Verstöße.

10.3 Sollten die personenbezogenen Daten die unter dieser Vereinbarung verarbeitet werden beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang relevanten Stellen unverzüglich auch darüber informieren, dass die Herrschaft über die Daten beim Auftraggeber liegt.

10.4 Soweit Prüfungen der Datenschutzaufsichtsbehörden durchgeführt werden, verpflichtet sich der Auftragnehmer das Ergebnis dem Auftraggeber bekannt zu geben, soweit es die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unter diesem Vertrag betrifft. Die im Prüfbericht feststellten Mängel wird der Auftragnehmer unverzüglich abstellen und den Auftraggeber darüber informieren.

10.5 Diese Ziffer 10 gilt entsprechend für Vorkommnisse bei Prozessen, die von Unterauftragnehmern ausgeführt werden.

11.1 Vor der Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragnehmern informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber in schriftlicher Form / in Textform (bspw. per E-Mail). Der Auftraggeber kann der Änderung innerhalb von 3 Wochen ab Erhalt der Information durch den Auftragnehmer in schriftlicher Form oder in Textform (bspw. per E-Mail) begründet widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben.

11.2 Der Auftragnehmer hat vertraglich sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen auch gegenüber Unterauftragnehmern gelten. Der Vertrag des Auftragnehmers mit dem Subunternehmer muss schriftlich oder in elektronischem Format abgeschlossen werden.

11.3 Eine Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten erfolgt nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

11.4 Der Auftraggeber erteilt hiermit seine Zustimmung zur Beauftragung der in der Anlage unter der Ziffer 2 aufgeführten Unterauftragnehmer.

11.5 Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Auftraggeber gegenüber dem Unteraufragnehmer dieselben Weisungsrechte und Kontrollrechte wie gegenüber dem Auftragnehmer nach diesem Vertrag hat. Kommt ein Unterauftragnehmer seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Pflichten jenes Unterauftragnehmers.

12.1 Der Auftragnehmer ist nach Abschluss der jeweils im Hauptvertrag vereinbarten Verarbeitungsleistungen verpflichtet, alle personenbezogenen Daten, die er im Zuge der Auftragsverarbeitung erhalten hat, nach Wahl des Auftraggebers an den Auftraggeber zurückzugeben oder zu löschen. Dies schließt insbesondere die Ergebnisse der Datenverarbeitung, überlassene Dokumente und überlassene Datenträger und Kopien der personenbezogenen Daten mit ein. Die Pflicht zur Löschung oder Rückgabe besteht nicht, sofern der Auftragnehmer nach dem Recht der EU oder der Mitgliedstaaten zur weiteren Speicherung der Daten gesetzlich verpflichtet ist. Besteht eine weitere Verpflichtung zur Speicherung, hat der Auftragnehmer die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzuschränken und die Daten nur für die Zwecke zu nutzen, für die eine Verpflichtung zur Speicherung besteht. Die Pflichten zur Sicherheit der Verarbeitung bestehen für den Zeitraum der Speicherung fort. Der Auftragnehmer hat die Daten unverzüglich zu löschen, sobald die Pflicht zur Speicherung entfällt.

12.2 Die Löschung hat so zu erfolgen, dass die Daten nicht wiederherstellbar sind. Die Löschung ist zu protokollieren.

12.3 Eine vollständige Löschung aller Daten kann aufgrund von Backup-Routinen oder Aufbewahrungsfristen beim Auftragnehmer oder den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern bis zu 30 Tage in Anspruch nehmen.

Der Auftragnehmer haftet im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen für Schäden, die infolge schuldhaften Verhaltens gegen die Datenschutzbestimmungen oder gegen diese Datenschutzvereinbarung entstehen. Ebenso haftet er für schuldhaftes Verhalten seiner Unterauftragnehmer sowie deren Unterauftragnehmer.

14.1 Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts im Sinne von § 273 BGB wird hinsichtlich der für den Auftraggeber verarbeiteten Daten ausgeschlossen.

14.2 Die Anlage oder im Falle mehrerer abgeschlossener Hauptverträge die Anlagen zu diesem Vertrag sind wesentlicher Bestandteil desselben.

14.3 Für Änderungen oder Nebenabreden gelten die Bestimmungen des Hauptvertrages entsprechend.

14.4 Erweist sich eine Bestimmung dieser Vereinbarung als unwirksam, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen der Vereinbarung nicht.